ClickUp jako ERP dla małych i średnich firm

Nowoczesne i profesjonalne oprogramowanie ERP zapewnia szereg korzyści dla swych użytkowników. Do najważniejszych benefitów zalicza się bowiem niższe koszty pracy, wyższą produktywność całego zespołu, pełną organizację podczas realizacji codziennych obowiązków, a także ograniczenie błędów oraz intuicyjność obsługi. Jednak, warto podkreślić, że specjalistyczne systemy ERP wiążą się także z kosztowną inwestycją. O ile korporacje dysponują ogromnym budżetem, taki wydatek będzie sporym wyzwaniem dla małych i średnich przedsiębiorstw. Właśnie dlatego powstał system ClickUp – skuteczna alternatywa dla narzędzi ERP!

 

Czym jest system ERP?

Aby rozumieć wszystkie atuty, które zapewnia innowacyjny system ClickUp, warto w pierwszej kolejności odnieść się do samego terminu ERP. Czym tak naprawdę jest to oprogramowanie?

System ERP jest kompleksowym centrum zarządzania biznesem. Sam skrót enterprise resource planning nawiązuje do planowania zasobów przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem fundamentalnych zadań oraz procesów. W konsekwencji, narzędzie to pomaga w optymalizacji i współpracy wszystkich modułów, tworząc inteligentny system wsparcia firmy.

Mechanizm funkcjonowania systemów ERP bazuje na specjalnie zaprojektowanych integracjach, które wykorzystują wspólną bazę danych. Co więcej, stworzone moduły dedykowane są konkretnemu obszarowi przedsiębiorstwa, a to przekłada się na ogromną dokładność i efektywność pracy.

Popularność systemów ERP wśród innowacyjnych biznesów wynika z ogromnej funkcjonalności i wszechstronności zastosowania, a jednocześnie prostoty obsługi. Zatem, jakich korzyści może oczekiwać przyszły użytkownik?

 

Wprowadzenie automatyzacji dotychczasowych procedur przyczynia się przede wszystkim do realnego zwiększenia produktywności biznesu. W konsekwencji, firmy osiągają lepsze rezultaty, znacznie mniejszym nakładem kosztów operacyjnych, zasobów oraz czasu pracowników.

Kolejnym elementem przewagi konkurencyjnej jest czytelność dostępnych informacji. Przejrzystość i transparentność nawet bardzo złożonych baz danych wpływa na szybkość podejmowania kluczowych decyzji biznesowych, ale również minimalizowanie potencjalnych przeoczeń oraz pomyłek. Klarowność podglądu przyspiesza także etap raportowania oraz udostępniania istotnych wskaźników. Ten aspekt poprawia zatem komunikację i interakcję w zespole.

Podsumowując, specjalistyczne systemy do planowania zasobów przedsiębiorstwa łączą w sobie możliwość personalizacji poszczególnych modułów oraz potencjał nowoczesnych integracji. Jednocześnie, tak zaawansowane wsparcie generuje ogromne koszty. I chociaż finalna cena uzależniona jest od wielu czynników oraz indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, wysokość takiej inwestycji przy wdrożeniu klasycznego ERP waha się od kilkudziesięciu tysięcy złotych do nawet kilku milionów. Istnieje jednak równie funkcjonalna alternatywa!

 

ClickUp jako ERP- niezawodne wsparcie dla małych i średnich przedsiębiorstw

Ogromne znaczenie cyfryzacji w kontekście społeczeństwa, ale przede wszystkim prowadzonego biznesu, jest dzisiaj bezdyskusyjne. Świadczą o tym krajowe oraz europejskie programy, które mają na celu podniesienie poziomu wiedzy oraz konkurencyjności użytkowników w tym zakresie.

Dane Głównego Urzędu Statystycznego z 2019 roku pokazują, że zaledwie 21,3% małych firm wykorzystuje możliwości systemu ERP – w przypadku średnich przedsiębiorstw widoczna jest poprawa, gdyż skala ta przekracza 53%. Chociaż systematycznie rośnie świadomość na temat użyteczności samego oprogramowania, wiele krajowych przedsiębiorstw wciąż nie zdecydowało się na ten element przewagi.

 

Jakie obszary prowadzenia biznesu cyfryzuje rozwiązanie marki ClickUp?

CRM

Dbałość o kontakt z klientem, czyli właśnie CRM, jest jednym z najważniejszych sektorów każdego przedsiębiorstwa. To bowiem finalna satysfakcja konsumenta warunkuje renomę, ilość zleceń, a w efekcie rentowność firmy.

ClickUp umożliwia zatem wygodne, czytelne, a co najważniejsze bezpieczne gromadzenie danych na temat kontrahentów. Dzięki temu, zespół ekspertów jest w stanie tworzyć strategie marketingowe, dopasowane do specyfiki interesującej grupy docelowej. W konsekwencji ClickUp jest narzędziem do budowania lojalności klientów, lepszego rozumienia potrzeb rynku oraz systematycznego zwiększania sprzedaży!

Bazy kontrahentów, dostawców i partnerów

Kolejnym atutem systemu ClickUp jest opcja cyfryzacji wszelkiego rodzaju list kontrahentów, ale również podwykonawców, pośredników oraz dostawców. Taka funkcjonalność zapewnia lepsze zarządzanie kontaktami, ale także transakcjami.

Zarządzanie projektami

Dodatkowo, ClickUp umożliwia tworzenie specjalnych przestrzeni dedykowanych do procesowania projektów, ułatwiając ich planowanie oraz realizację. Projekty mogą różnej wielkości i zaawansowania. Od prostych składających się z kilkunastu zadań po duże, których struktury to setki zadań, subzadań i checklist. Dodatkowo opcji tworzenia i używania szablonów nowe projekty o powtarzalnym schemacie uruchamia się wykonując kilka kliknięć nawet z automatycznym mapowaniem dat.

Jak widać, oprogramowanie nie ogranicza się wyłącznie do kwestii obsługi klientów, ale wspiera użytkowników w budowaniu silnych relacji biznesowych na każdym etapie.

Finanse

System CllickUp jest także wykorzystywany do prowadzenia podstawowej, ale precyzyjnej i dokładnej analizy firmowych finansów. Uniwersalny model działania pozwala na optymalne zarządzanie kapitałem, bez względu na skalę lub sektor działalności.

Innym atutem oprogramowania jest sprawne procesowanie faktur. Aplikacja pozwala na zbieranie dokumentów sprzedażowych wprost od podwykonawców, dbając o organizację i porządek całego procesu. Wówczas dokumenty sprzedażowe gromadzone są za pomocą wygodnych formularz online, bez konieczności przekazywania podwykonawcom dostępu do samej platformy ClickUp.

Co więcej, ClickUp jest dostosowany do współpracy z integratorami oraz technologią API. Dzięki temu istnieje możliwość wdrożenia specjalnej integracji z systemami księgowymi. Przykład takiej integracji opisany jest w artykule ClickUp i Fakturownia.pl

Skuteczny nadzór nad finansami, bez względu na skalę prowadzonego biznesu, wymaga czytelności oraz organizacji. Właśnie dlatego system ClickUp został wzbogacony o interaktywne dashboardy. Te narzędzia pracy pozwalają na generowanie czytelnego obrazu sytuacji finansowej w czasie rzeczywistym, podkreślając kluczowe wskaźniki. Oprogramowanie skraca zatem czas potrzebny na podjęcie decyzji oraz wprowadzenie niezbędnych akcji korygujących.

Należy podkreślić, że moduł finansowy ClickUp nie oferuje zaawansowanych i rozbudowanych funkcji, ale doskonale sprawdzi się w środowisku małych oraz średnich przedsiębiorstw. To bowiem prosty schemat użytkowania i czytelność panelu jest szczególnie doceniana przez dotychczasowych użytkowników.

Zarządzanie produkcją

Opisywany system ClickUp wykorzystywany jest również w firmach produkcyjnych. Aplikacja doskonale wspiera bowiem planowanie skomplikowanych projektów, dbając o tworzenie szczegółowego harmonogramu oraz przypisanie poszczególnych zasobów.

ClickUp umożliwia nieustanne monitorowanie postępów prowadzonych prac, co przyspiesza reakcję i modernizację założonego planu. Dodatkowo, system usprawnia koordynację wszystkich członków zespołu, ułatwiając komunikację, udostępnianie plików oraz dokumentów. Więcej na ten temat można przeczytać w artykule „ClickUp w zarządzaniu produkcją„

Zarządzanie łańcuchem dostaw

Z systemu ClickUp korzystają również przedstawiciele sektora logistycznego. Oprogramowanie pozwala na zbieranie wszelkich zamówień oraz ich wydajne procesowanie. Warto jednak podkreślić, że system ten nie sprawdzi się w przypadku firm odpowiedzialnych za magazynowanie i prowadzenie magazynowania towarów.

 

Helpdesk

Przedstawiane narzędzie idealnie sprosta wymaganiom oraz wyzwaniom szeroko rozumianego wsparcia technicznego. ClickUp pomoże w sprawnym obsłużeniu wszelkiego rodzaju zgłoszeń, w tym gwarancji, reklamacji, zamówień usług oraz wielu innych komunikatów! Działa to w oparciu o zewnętrzne formularze online do których obsługi nie jest potrzebny dostęp do ClickUp. Klient wypełnia formularz a w ClickUp zakłada się odpowiednie zadanie gotowe do procesowania.

HR

Cyfryzacja jest ogromnym sprzymierzeńcem wszystkich specjalistów z działu human resources. ClickUp nadzoruje cały proces zatrudnienia nowego pracownika, od momentu rozpatrywania kandydatury, po procedurę onboardingu. Korzyści dla ekspertów zajmujących się zarządzaniem zasobami ludzkimi?

ClickUp oferuje sporą oszczędność czasu oraz widoczny wzrost efektywności podczas selekcji idealnego pracownika. Aplikacja gwarantuje także pełną transparentność działań dla wszystkich uczestników onboardingu, co eliminuje komunikacyjne niejasności.

Nadzór nad środkami trwałymi – Park maszynowy

Regularna i rzetelna ewidencja środków trwałych jest bardzo istotnym segmentem zarządzania przedsiębiorstwem. Przeoczenie terminu przeglądu technicznego lub serwisu może doprowadzić do kosztownych przestojów, a nawet utraty reputacji – ta sytuacja jest szczególnie widoczna w kontekście firm transportowych. ClickUp dba o terminową realizację niezbędnych czynności, nawet w przypadku bardzo rozbudowanego parku maszynowego klienta, uwzględniając pojazdy oraz maszyny i urządzenia.

Raportowanie

Kontroling zapewnia obiektywną ocenę prowadzonych działań wewnątrz firm. Interfejs oprogramowania ClickUp został zaprojektowany w ten sposób, aby dostarczyć pełną czytelność danych przy jednoczesnym uwzględnieniu wszystkich kluczowych parametrów.

Goście w ClickUp – Współpraca z zewnętrznymi użytkownikami

Powyższy akapit jest najlepszym dowodem na wszechstronność i uniwersalność oprogramowania ClickUp. Narzędzie pozwala na prowadzenie współpracy z klientami, podwykonawcami, freelancerami poprzez udzielenie dostępu do wyznaczonej przestrzeni w ClickUp. Działa to tak, że zapraszamy do ClickUp nowego użytkownika w roli „gość”, który może realizować zadania podobnie do zwykłego użytkownika. Jest to świetne rozwiązanie kiedy np. prowadzi się długoterminowe projekty z zaufanymi klientami, którzy mogą realizować pewne zadania w naszym ClickUp.

Zarządzanie korespondencją

Profesjonalny nadzór nad korespondencją poprawia komunikację z klientami oraz samymi pracownikami. Cyfryzacja tego segmentu ułatwia również śledzenie oraz archiwizowanie dokumentacji.

Zarządzanie jakością

Monitoring jakości oferowanych produktów oraz usług umożliwia ciągłe doskonalenie oferty, poprawiając tym samym satysfakcję finalnych konsumentów. ClickUp poprawi zatem doświadczenia klienta podczas kontaktu z firmą.

Wdrożenie ClickUp w praktyce

Jednak, aby aktywować wszystkie możliwości oprogramowania ClickUp, konieczne jest przeprowadzenie kompleksowego wdrożenia. Jako oficjalny konsultant systemu bazujemy na unikalnej formule instalacji narzędzia do struktur każdej firmy. Na czym polega ten proces?

Całość składa się z 4 najważniejszych kroków i może trwać około 6 tygodni – rzeczywisty czas zależy od zaawansowania procedury. Wdrożenie zaczyna się od warsztatów z udziałem klienta, co dostarcza niezbędnych informacji na temat funkcjonowania firmy.

W kolejnym kroku przeprowadzam wyczerpujące analizy wewnętrzne, eliminując wszelkie wątpliwości lub niepewności. Po tym etapie przychodzi czas na docelowe wdrożenie systemy ClickUp w firmie oraz zaprezentowanie możliwości przyszłym użytkownikom. Dopiero tak przekrojowy model działania pozwala wykorzystać pełen potencjał aplikacji!