ClickUp jako CRM – Krótki poradnik jak skonfigurować

ClickUp jest znany ze swoich możliwości w zarządzaniu projektami, ale dzięki łatwej konfiguracji systemu można go wykorzystać do organizacji różnych obszarów. W dzisiejszym wpisie na naszym blogu chcemy przedstawić, jak skonfigurować ClickUp jako narzędzie CRM.

Nasz artykuł z pewnością zainspiruje Cię do samodzielnej konfiguracji systemu CRM w ClickUp. Jednak jeśli potrzebujesz wsparcia lub chcesz powierzyć ten proces specjalistom, to jednym z naszych usług jest tworzenie CRM w ClickUp. W ramach naszej oferty związanego z CRM oferujemy:

• Bezpłatne konsultacje trwające od 20 do 30 minut, które pomagają nam poznać specyfikę Twoich potrzeb i oszacować koszty.
• Usługę wdrożenia CRM, która polega na dostarczeniu Ci gotowego do użycia systemu CRM w ClickUp.
• Szkolenie online po wdrożeniu.

Rozpocznijmy od podstawowego pytania: czym właściwie jest CRM?

CRM to skrót od Customer Relationship Management, czyli zarządzania relacjami z klientem. Jest to system pozwalający na budowanie, utrzymywanie oraz ulepszanie relacji z klientami. W jednym miejscu gromadzi niezbędne informacje do prowadzenia procesów sprzedaży i obsługi klientów. CRM wspiera organizację pracy oraz pomaga podejmować kluczowe działania w odpowiednim czasie. Stanowi również narzędzie realizujące filozofię zarządzania przedsiębiorstwem, w której relacje z klientami są priorytetem. CRM obsługuje obszary komunikacyjne, operacyjne oraz analityczne.

Dlaczego CRM jest istotne:

1. Jakość obsługi klientów – Dzięki efektywnej obsłudze klientów i skutecznemu zarządzaniu nimi, można szybko reagować na różne sytuacje z nimi związane. To z pewnością zostanie docenione przez klientów. Systemy CRM pomagają eliminować wiele błędów i pomyłek.
2. Utrzymanie klientów – Lojalność klientów zdobywa się między innymi poprzez obsługę na wysokim poziomie, a to jest możliwe dzięki systemom wspierającym obsługę.
3. Wyższy przychód ze sprzedaży – Odpowiednie zarządzanie leadami, prognozowanie, lepsza organizacja sprzedaży produktów dodatkowych i wiele innych aspektów wynikających z korzystania z CRM wpływa na zwiększenie przychodów.
4. Większa efektywność procesów – Systemy CRM pomagają usprawnić procesy we wszystkich zespołach związanych z obsługą klientów, w tym działach sprzedażowym, marketingowym i serwisowym.
5. Komunikacja i współpraca wewnętrzna – Systemy CRM znacząco usprawniają komunikację między zespołami oraz działami, co pozytywnie wpływa na efektywność pracy całej organizacji.

Ile kosztuje użytkowanie CRM w ClickUp:

W zależności od planu, z którego korzystasz, niektóre funkcje mogą być niedostępne lub ograniczone. Jednak wiele zadań można z powodzeniem zorganizować bez konieczności zakupu licencji. Oto przykłady ograniczeń, które można napotkać w darmowym planie:

• Automatyzacje: Możesz użyć automatyzacji tylko 100 razy w ciągu miesiąca.
• Przestrzeń dyskowa: Masz dostęp do 100MB przestrzeni dyskowej na pliki. Jeśli potrzebujesz więcej miejsca, rozważ korzystanie z rozwiązań zewnętrznych, takich jak Google Drive.
• Formularze online: W darmowym planie nie masz dostępu do funkcji tworzenia formularzy online, które mogą być przydatne do automatycznego generowania leadów.”

Jak stworzyć własny CRM w ClickUp

Poniżej przedstawiamy jedną z najpopularniejszych i najbardziej uniwersalnych konfiguracji CRM w systemie ClickUp.

1. Struktura organizacyjna i hierarchia
   Rozpocznij od stworzenia Space dedykowanego CRM. Następnie stwórz odpowiednie foldery i listy. W naszym przykładzie są dwa foldery. Jeden to „Sprzedaż” gdzie prowadzona jest obsługa leadów i klientów oraz „Katalog produktów” w którym mamy zorganizowaną bazę usług i produktów. Co więcej, w każdym z tych folderów dołączamy różnego rodzaju dokumenty, które często okazują się niezwykle pomocne w organizacji. To mogą być procedury, szablony komunikacji, szablony ofert, cenniki czy też materiały szkoleniowe.
   Leady – to zbiór potencjalnych klientów, takich jak dane kontaktowe pozyskane na targach lub wstępne zapytania od klientów przesłane drogą mailową.”
   Klienci i partnerzy – Klienci i partnerzy to już bardziej zaawansowany etap, na którym mamy znacznie bardziej szczegółowe informacje na temat klienta. To również moment, w którym procesujemy z klientem sprzedaż

• Statusy do zadań realizowanych w listach
  Kolejnym istotnym etapem w organizacji CRM jest ustalenie odpowiednich statusów. Warto zwrócić uwagę na staranne zaplanowanie i dostosowanie ich do konkretnych potrzeb. Przykładowo, jeśli chcemy, aby zarówno leady, klienci, jak i kontakty mieli te same statusy, możliwe jest utworzenie ich na poziomie folderu „Sprzedaż”. Niemniej jednak, zaleca się tego unikać. Najlepiej w przypadku CRM jest założyć statusy z poziomu każdej listy oddzielnie np.:
  * Leady mogą mieć statusy: Nowy, Do realizacji, Realizowany, Odrzucony i  Zamknięty
  * Klienci mogą mieć statusy: Nowy, Do realizacji, Realizowany, Oczekiwanie na klienta, W realizacji, Odrzucony, Zamknięty
  * Kontakty mogą mieć statusy: Nowy, Aktywny, Zamknięty
• Pola niestandardowe – Custom fields w CRM
  Równie ważne jak statusy, są pola niestandardowe. To one pomagają w uporządkowaniu i standaryzacji baz danych klientów oraz usprawniają codzienną pracę z nimi. Warto dokładnie przemyśleć, jakie informacje powinny znajdować się w CRM oraz jak powinny być zorganizowane i poukładane.
• Relacje
  Funkcję tą wykorzystujemy do łączenia klientów z kontaktami. Szczególnie istotne w kontekście CRM jest tworzenie relacji, aby połączyć klienta z wieloma kontaktami. Na przykład, firma może mieć 5 różnych kontaktów, takich jak właściciel, pracownik IT, księgowość, dyrektor marketingu itd. Dlatego zadanie polegające na zarządzaniu klientem znajduje się na liście „Klienci i partnerzy”, podczas gdy wszystkie 5 kontaktów można znaleźć na liście „Kontakty”. Jednocześnie, przeglądając kartę klienta, masz szybki dostęp do listy kontaktów, co zapewnia wygodne zarządzanie relacjami

• Automatyzacje CRM ClickUp
  ClickUp oferuje szeroki zakres możliwości w zakresie automatyzacji, dzięki czemu można dostosować konfiguracje do indywidualnych potrzeb.Warto pomyśleć o stworzeniu automatyzacji, które wyeliminują pewne powtarzalne czynności. Pamiętaj, że w zależności od planu z jakiego korzystasz w ClickUp możesz mieć pewne ograniczenia np. w planie darmowym masz 100 użyć automatyzacji.Jednym z przykładów jest automatyczne przypisywanie opiekuna klienta. Gdy zadanie na leada zostanie utworzone, ClickUp może automatycznie przypisać odpowiedniego opiekuna klienta. To wyjątkowo przydatne, szczególnie jeśli jedna osoba zajmuje się obsługą wszystkich leadów lub nadzoruje dalszy przepływ zadań związanych z kontaktami i obsługą leadów.
• Szablony usprawniające codzienną pracę
  W systemie ClickUp istnieje opcja tworzenia własnych szablonów. Na przykład, kiedy zakładasz nowe zadanie dla nowego leada lub klienta, z pewnością masz do wykonania określone czynności, które często są powtarzalne. Aby ułatwić sobie pracę, można te czynności rozpisać jako subzadania. Warto podkreślić, że właściwe zarządzanie pracą za pomocą subzadań jest niezwykle istotne.
• Widoki
  Po stworzeniu struktury organizacyjnej w CRM ważne jest, aby zorganizować różne widoki, które usprawnią codzienną pracę. W górnym menu systemu ClickUp znajdziesz opcje tworzenia i dostosowywania tych widoków. Dzięki nim szybko i sprawnie dostaniesz się do aktualnej sytuacji w firmie.
  Oto kilka przykładów widoków, które możesz stworzyć:
  Lista: Dostosuj kolumny w oparciu o niestandardowe pola oraz statusy. Wykorzystaj różne filtry, aby zoptymalizować wyświetlanie zadań, określić grupowanie, oznaczenia dla subzadań, przypisanie i wiele innych filtrów.
  Tabela: Ten widok jest idealny dla tych, którzy lubią pracować na podstawie tabel. Pogrupuj zadania według niestandardowych pól, takich jak „Etap Deal”, co pozwoli na szybkie monitorowanie, ile klientów jest w fazie ofertowania, a ile w fazie płatności.
  Tablica kanban: Dla zwolenników pracy na tablicy kanban, ClickUp oferuje również ten widok, który umożliwia wizualizację postępu prac.
  Kalendarz: Ten widok umożliwia inny sposób przeglądania listy zadań. Dzięki odpowiedniej konfiguracji, takiej jak uwzględnienie subzadań, można łatwo sprawdzić, ile zadań ma przypisany termin wykonania.
  Mapa: Jeśli wykorzystujesz niestandardowe pola do określenia lokalizacji (np. siedziby klientów), to możesz wyświetlić je na mapie. To może być przydatne do planowania podróży lub analizy działań marketingowych, łącząc filtry z źródłem pozyskania klientów, aby znaleźć obszary o najlepszym efekcie.”
• Raporty w washboardach
  Możesz tworzyć różnego rodzaju zestawienia raportowe w sekcji „DASHBOARDS”, dostępnej na dole bocznego paska, pod strukturą organizacyjną. Możesz analizować klientów jako bazę, tworząc typowe raporty CRM, ale także generować raporty związane z pracą pracowników. Dzięki dokładnemu śledzeniu statusów zadań i czasu pracy, system generuje użyteczne raporty. Pomagają one nie tylko monitorować pracowników, ale także procesy.
• Email w ClickUp CRM
  Jeśli chcesz wysłać klientowi e-maila, nie musisz logować się do innego narzędzia zewnętrznego. Wystarczy aktywować funkcję obsługi skrzynki mailowej, skonfigurować swoją pocztę i można już wysyłać wiadomości. Jeśli na profilu klienta masz uzupełnione pole „Email”, system automatycznie podpowie adres e-mail. Odpowiedzi klienta pojawią się w ramach tego samego zadania.
• Dokumenty
  Jest to istotna funkcja, która znacząco usprawnia codzienną pracę. Dzięki umieszczeniu odpowiednich dokumentów w właściwych miejscach, pracownicy mogą szybko uzyskać dostęp do:
  – procedury
  – szablony wiadomości e-mail
  – cenniki
  – szablony zleceń, umów
  – broszury
  – materiały szkoleniowe

Powyższy tekst powinien być wystarczający, aby samodzielnie skonfigurować CRM w ClickUp. Z biegiem czasu na pewno odkryjesz także inne obszary i funkcje tego narzędzia. Jednym z wielkich atutów ClickUp jest to, że oprócz CRM możesz w nim realizować wiele innych działań, takich jak zarządzanie projektami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Możesz także skonfigurować obsługę zleceń klientów. W przypadku problemów chętnie służymy pomocą i możemy pomóc w konfiguracji Twojego CRM, nawet w ciągu jednego dnia, wraz z sesją szkoleniową.

Pamiętaj, że kluczem do efektywnego korzystania z systemu jest przestrzeganie dobrych praktyk. Codzienne sprawdzanie powiadomień i regularna aktualizacja statusów oraz pól niestandardowych, które informują o postępach, stanowią fundament. Pomocne jest także dokładne śledzenie czasu pracy związanej z klientami i etapami. Dla podziału większych zadań warto korzystać z subzadań, co dostarcza dodatkowych danych analitycznych w przyszłości.