Wykorzystaj Potencjał ClickUp Custom Fields: Przewodnik po Polach Niestandardowych

Jeśli zdecydowałeś się na lekturę tego artykułu, to znaczy, że jesteś już nieco bardziej zaawansowanym użytkownikiem systemu ClickUp i pragniesz wnieść swoją pracę z tym narzędziem na wyższy poziom. Niniejszy wpis ma na celu wprowadzenie Cię w temat pól niestandardowych, znanych również jako „custom fields”, abyś mógł wykorzystać ich potencjał w pełni.

Czym są pola niestandardowe?

Dodatkowe możliwości dostosowania systemu do konkretnej pracy oraz zarządzania tym, co realizujesz w systemie ClickUp, stają się teraz dostępne dzięki tzw. polom niestandardowym, zwanych również „custom fields”. Pozwala to na dodawanie różnych, dodatkowych elementów do zadań, co w znaczący sposób usprawnia analizę realizowanych zadań. Pola niestandardowe można dodawać do list, folderów lub przestrzeni, co sprawia, że stają się one dostępne dla wszystkich zadań w określonym obszarze.

Aby rozpocząć korzystanie z pól niestandardowych, należy je aktywować w systemie ClickUp. Głównym elementem, który umożliwia to na poziomie całej przestrzeni roboczej (WorkSpace), są ustawienia oraz zakładka „ClickApps”, co można zobaczyć na poniższym zrzucie ekranu. Z tego poziomu widać, że pola niestandardowe są obecnie używane w 8 przestrzeniach roboczych. Ponadto, z tej samej zakładki można również zablokować używanie tych pól w określonych przestrzeniach.

Jakie rodzaje pól niestandardowych są dostępne w systemie ClickUp

W ClickUp dostępna jest imponująco duża baza niestandardowych pól (custom fields), które pozwalają dostosować i rozbudować projekt w zgodzie z unikalnymi potrzebami twojego zespołu. Dzięki nim masz pełną kontrolę nad tym, jak organizujesz i śledzisz swoje zadania, zapewniając maksymalną elastyczność i efektywność w zarządzaniu projektami.

Omówmy teraz różne rodzaje dostępnych pól niestandardowych w ClickUp – kolejność zgodna z widokiem dostępnym w systemie ClickUp.

1. Dropdown – Pozwala na stworzenie listy rozwijalnej z możliwością wyboru tylko jednego elementu. Przykładowo, możesz stworzyć bazę klientów i użyć tego pola do oznaczania branży, w jakiej działa dany klient, lub źródła, z którego pochodzi, takie jak „Kampania LinkedIn”.
2. Rating – Służy do oceny lub rankingu ale pomysłów może być dużo więcej.
3. Money – Umożliwia wprowadzanie kwot, takie jak budżet, koszty lub ceny (trzeba ustawić walutę).
4. Formula – Pozwala na korzystanie z wielu dostępnych formuł kalkulacyjnych, bazując na innych dostępnych polach niestandardowych lub czasie (czas zmierzony i estymacja).
5. Text Area (Long) – Pole tekstowe przeznaczone do wprowadzania dłuższych tekstów z możliwością używania „entera”.
6. Number – Służy do wprowadzania liczb, co umożliwia analizowanie różnych elementów.
7. Labels – Podobne do Dropdown, ale pozwala na zaznaczenie wielu elementów w jednym zadaniu, np. można wskazać z jakich usług już korzysta Twój klient.
8. People – Pozwala na wskazywanie określonych użytkowników w systemie ale to nie to samo co osoba przypisana do zadania np. przy onboardingu można wskazać managera działu w którym będzie pracować nowy pracownik
9. Progress (Auto) – Umożliwia śledzenie postępu prac nad zadaniem, wyświetlając procentową realizację zadań podrzędnych lub checkilist.
10. Text – Krótkie pole tekstowe, które pozwala na wprowadzenie tekstu w jednej linii. Tekst może byc dłuższy ale już nie użyjemy znaku „enter”.
11. Date – Służy do wprowadzania dat, np. data wysłania oferty do klienta.
12. Website – Nie tylko dla adresów internetowych, ale może służyć także dla linków do innych systemów czy dokumentów online.
13. Checkbox – Pozwala na zaznaczenie „tak” lub „nie”, przydatne w oznaczaniu np. czy dany klient ma status VIP
14. Email – Umożliwia wprowadzanie adresów e-mail.
15. Files – Pozwala na dodawanie różnych plików bezpośrednio do danego pola co jest alternatywą dodawania do samego zadania. Dzięki temu można uporządkować danenp. pole „Pliki graficzne”, „Prjekty”, itd.
16. Phone – Jak sama nazwa wskazuje służy do podawania numeru telefonu.
17. Location – Używane do wprowadzania danych adresowych, co pozwala na analizę pochodzenia klientów i jest super w połączeniu z widokiem „mapa”.
18. Task – Pozwala na wskazanie dowolnego zadania dostępnego w systemie.
19. Progress (Manual) – Podobne do Progress (Auto), ale tu postęp jest ustawiany jest ręcznie więc trzeba pilnować jego ustawiania ale pozwala przedstawiać podstęp w sytuacjach kiedy realizowane jest coś poza zadaniami w ClickUp.
20. Relationship – Działa tak jak Task z punktu 18., ale umożliwia zawężenie wyników do konkretnej listy, ułatwiając pracę z zadaniami w różnych kategoriach np. w CRM można stworzyć bazę kontaktów.

W jaki sposób możesz dodawać pola niestandardowe „custom fields”

Dodawanie pól niestandardowych, czyli „custom fields”, w systemie ClickUp jest możliwe z różnych poziomów. Istotne jest odpowiednie zaplanowanie tego procesu, ponieważ ma to wpływ na to, jak będą one funkcjonować. Na przykład, jeśli dodasz pole niestandardowe z poziomu przestrzeni (space), to cała struktura wewnątrz tej przestrzeni będzie korzystała z tego pola. To samo dotyczy folderów – wszystkie listy w danym folderze odziedziczą wprowadzone pola niestandardowe. Dlatego, jeśli chcesz, aby pole niestandardowe działało tylko w określonej liście, powinieneś je dodać z poziomu tej właśnie listy.

Poniżej znajduje się opis trzech sposobów dodawania pól niestandardowych:

1. Dodanie z poziomu zadnia
   
   

   U dołu listy dostępnych pól niestandardowych znajdziesz opcję „+ Dodaj lub edytuj pola”. Po jej kliknięciu pojawi się widok do konfiguracji istniejących pól, dodania nowego pola lub wykorzystania już istniejącego w systemie.
   

2. Dodawanie pól niestandardowych z poziomu bocznego paska struktury organizacyjnej, takiego jak przestrzeń robocza (space), folder lub lista:
   
   Po wybraniu odpowiedniej przestrzeni roboczej, folderu lub listy (w naszym przykładzie jest to przestrzeń robocza „Space”), wystarczy kliknąć trzy kropki obok jej nazwy. Następnie, z rozwijanej listy wybieramy „Więcej ustawień” (More settings”), a stamtąd przechodzimy do opcji „Pola niestandardowe” („Custom fields”).”
3. Dodawanie z poziomu widoku zadań np. lista, tabelaDodawanie z na przykład z poziomu listy lub tabeli, jest niezwykle proste. W każdym widoku zadań znajduje się możliwość dodawania kolumn. Służy do tego symbol „+”
   
   Po kliknięciu, pojawi się panel, w którym znajdują się dwie opcje:
   – „Pokaż/Ukryj” – służy do wyświetlania lub ukrywania pól niestandardowych, które są już dostępne w tym widoku.
   – „Nowa kolumna” – służy do tworzenia nowych pól niestandardowych. Możemy to zrobić na dwa sposoby: możemy kliknąć na listę widocznych pól i utworzyć nowe pole, lub kliknąć na opcję „Użyj pola z biblioteki” („Use field from library”) na samym dole panelu.”
   

Przykłady wykorzystania pól niestandardowych w systemie ClickUp:

1. ClickUp jako CRM: Gdy używasz ClickUp do obsługi klientów, możesz skorzystać z różnorodnych pól niestandardowych, takich jak numer telefonu, adres e-mail, notatki, statusy potencjalnych klientów (leadów) oraz etapów realizacji (deal), daty pierwszego i ostatniego kontaktu, a także pola do wprowadzania kwot finansowych.
2. Zarządzanie budżetem: Pola niestandardowe znacząco ułatwiają pracę z budżetami, zarówno Twoimi, jak i klienta. Dzięki nim możesz dokładnie określić koszty i wydatki, a także wykorzystywać pola kalkulacyjne do obliczeń i prognoz.
3. Plany marketingowe i kampanie: Jeśli wykorzystujesz ClickUp do planowania publikacji na blogu lub tworzenia artykułów, pomoże Ci to lepiej zorganizować kampanie i określić kamienie milowe oraz terminy. Możesz tworzyć niestandardowe daty publikacji, które różnią się od dat edycji i projektowania. Możesz również śledzić różne kanały promocyjne, wydatki na freelancerów i kontrahentów oraz inne szczegóły związane z twoimi planami marketingowymi.”

Warto zauważyć, że pola niestandardowe w systemie ClickUp stanowią kluczową funkcję, która znacząco zwiększa elastyczność tego narzędzia. Pozwalają one dostosować ClickUp do konkretnej pracy i organizacji, umożliwiając bardziej efektywne zarządzanie zadaniami oraz gromadzenie istotnych informacji.
Pola niestandardowe pomagają nie tylko standaryzować pracę, ale także porządkować dane w celach raportowych. Dzięki nim możesz łatwiej analizować i monitorować postęp projektów oraz tworzyć raporty dostosowane do potrzeb Twojej firmy.

Jeśli potrzebujesz pomocy z wdrożeniem lub konfiguracją ClickUp, nie wahaj się skontaktować z nami. Jesteśmy gotowi, by wesprzeć Cię w pełnym wykorzystaniu potencjału tego narzędzia. Dzięki ClickUp i właściwemu wykorzystaniu pól niestandardowych, możesz osiągnąć wyższy poziom organizacji i efektywności w swojej pracy.