Jak zacząć zarządzać zespołem po wdrożeniu ClickUp? Poradnik dla managerów na start

Wdrożenie ClickUp to ważny krok w stronę uporządkowania pracy, większej przejrzystości i lepszego zarządzania zadaniami w firmie. Ale każdy, kto zarządza zespołem wie, że samo wprowadzenie narzędzia nie sprawi jeszcze, że ludzie z niego skorzystają. Właściwe wdrożenie zaczyna się… dopiero po wdrożeniu.

Jeden z naszych klientów – prezes firmy, która właśnie zaczęła korzystać z ClickUp – powiedział po spotkaniu:
„System wygląda świetnie, ale teraz chciałbym wiedzieć, jak właściwie nim zarządzać. Jak sprawić, żeby ludzie naprawdę zaczęli z niego korzystać? Jak im pomóc? A co z tymi, którzy nie przyznają się, że nie ogarniają?”

W tym artykule odpowiadamy właśnie na takie pytania.
 

Rola managera po wdrożeniu systemu

ClickUp nie zmieni firmy sam – potrzebuje lidera, który poprowadzi zespół przez zmianę. Rolą managera jest nie tylko dawanie przykładu, ale też aktywne zarządzanie zmianą: komunikowanie oczekiwań, wspieranie zespołu i eliminowanie barier.

W pierwszych tygodniach najważniejsze są 3 rzeczy:

• Jasna komunikacja – „Zadania realizujemy w ClickUp. To nasz główny system.”
• Codzienna obecność – manager powinien być aktywnym użytkownikiem systemu.
• Wsparcie – trzeba pomóc tym, którzy się gubią, zanim całkiem się zniechęcą.

 

Najczęstsze wyzwania pracowników

Na początku mogą pojawić się różne opory:

• Niechęć do zmiany: „Zawsze robiliśmy to na mailach / Excelu / w głowie.”
• Trudności techniczne: nie każdy czuje się pewnie w nowych narzędziach.
• Strach przed oceną: „Jeśli wszystko będzie widoczne, to będą mnie kontrolować.”

Ważne jest, aby pracownicy mogli otwarcie mówić o swoich trudnościach. Problem w tym, że nie wszyscy to zrobią. Dlatego nie czekaj – wychodź z inicjatywą.
 

Jak budować dobre nawyki pracy w ClickUp

1. Zaczynaj dzień od ClickUp
   Przypominaj zespołowi: „Sprawdź dziś rano swoje zadania w ClickUp.”
   Możesz ustawić automatyczny komunikat na Slacku, czacie lub mailu.
2. Wspólna praca na zadaniach
   Podczas spotkań zespołu otwierajcie ClickUp i pracujcie bezpośrednio na zadaniach.
   Wspólne przeglądanie listy zadań pomaga zrozumieć, że system żyje.
3. Zbieraj feedback – stale
   Raz w tygodniu możesz zapytać: „Co Ci przeszkadza w pracy z ClickUp?”
   Możesz nawet wstawić krótką anonimową ankietę lub formułkę w ClickUp („Co było dla Ciebie niezrozumiałe?”).

 

Co zrobić z osobami, które się gubią lub nie mówią, że mają problem?

W każdej firmie są osoby, które nie przyznają się, że coś jest dla nich niejasne. Dlatego:

• Obserwuj aktywność w systemie – kto nie przypisuje zadań, nie komentuje, nie aktualizuje statusów?
• Rozmawiaj indywidualnie – zapytaj, czy wszystko jest dla nich jasne. Zadbaj o przyjazną atmosferę.
• Wyznacz wewnętrznego mentora – kogoś z zespołu, kto radzi sobie dobrze z ClickUp i może pomóc innym nieformalnie, „po koleżeńsku”.

 

Jak wzmacniać zaangażowanie?

• Doceniaj i chwal: „Świetnie widzieć, że zespół loguje się codziennie i uzupełnia zadania – to bardzo pomaga!”
• Pokazuj konkretne korzyści: „Zobaczcie, że dzięki ClickUp zebraliśmy wszystkie komentarze w jednym miejscu i nie musimy pisać 10 maili.”
• Świętuj małe sukcesy: np. „Udało nam się zrealizować projekt w terminie – ClickUp pomógł to kontrolować!”

 

ClickUp to tylko narzędzie – liderem jesteś Ty

Nie wystarczy kupić system i przeszkolić ludzi. To manager musi wyznaczyć kierunek, stworzyć klimat zmiany i wspierać zespół. Twoja aktywność i zaangażowanie są kluczowe, zwłaszcza w pierwszych tygodniach.

Jeśli jesteś liderem, który dopiero zaczyna pracę z ClickUp – pamiętaj:

• To normalne, że nie wszyscy od razu „poczują system”.
• Im więcej zrobisz wspólnie z zespołem, tym szybciej wszyscy zaczną widzieć wartość.
• ClickUp daje ogromne możliwości – ale to człowiek wyciąga z niego wartość.

---

Potrzebujesz wsparcia przy dalszym wdrażaniu ClickUp w swoim zespole?
Jako oficjalny polski partner ClickUp pomagamy firmom nie tylko konfigurować system, ale także skutecznie z niego korzystać – tak, by narzędzie naprawdę pracowało na cele firmy.