Współpraca YPA i BeProductive przy wdrożeniu ClickUp – od CRM po planowanie zajęć

Your Path Academy (YPA) to firma edukacyjna, której misją jest wspieranie uczniów i studentów w osiąganiu marzeń o studiach za granicą. YPA oferuje kompleksowe wsparcie — od mentoringu przedaplikacyjnego, przez przygotowanie do egzaminów takich jak SAT, IB czy A-Levels, po finalne złożenie aplikacji na najbardziej wymagające uczelnie na świecie.

Zespół YPA tworzą młodzi eksperci, którzy sami przeszli proces aplikacji międzynarodowych i dziś przekuwają własne doświadczenia w realne wsparcie kolejnych roczników. Dzięki ich pracy uczniowie trafiają m.in. na takie uczelnie jak:

London School of Economics (LSE)
University of British Columbia (UBC)
Politecnico di Milano
University of Amsterdam
…oraz wiele innych renomowanych ośrodków akademickich.

Na wyróżnienie zasługuje fakt, że YPA może pochwalić się wyjątkowo wysoką skutecznością aplikacyjną oraz indywidualnym podejściem do każdego klienta. To sprawia, że firma jest jednym z liderów w swojej niszy edukacyjnej.

Więcej o firmie: YPA.pl

Wyzwania przed wdrożeniem ClickUp

Intensywny rozwój firmy oraz stale rosnąca liczba klientów stworzyły potrzebę uporządkowania procesów i wprowadzenia jednego, spójnego narzędzia do codziennej pracy.

Zespół YPA wykonał świetny pierwszy krok — samodzielnie rozpoczął budowę struktur i procesów w ClickUp. Jednak aby system mógł skalować się wraz z firmą, potrzebne były dalsze prace, wdrożenie dobrych praktyk i rozszerzenie już stworzonych rozwiązań.

Najważniejsze wyzwania obejmowały:

obsługę CRM dla klientów i potencjalnych uczniów,
kompleksowe zarządzanie bazą tutorów,
planowanie i koordynację zajęć,
katalog produktów i usług edukacyjnych,
organizację wewnętrznych zadań — marketing, administracja, rekrutacje,
rozbudowaną bazę uczelni i kierunków studiów,
zapotrzebowanie na przejrzyste raportowanie i widoki analityczne.

Rozwiązanie – współpraca YPA i BeProductive

YPA zdecydowało się zaprosić do współpracy BeProductive — oficjalnego polskiego konsultanta ClickUp — aby wspólnie zbudować bardziej zaawansowaną, skalowalną i uporządkowaną strukturę.

W ramach projektu zrealizowaliśmy m.in.:

1. CRM dla klientów i leadów

pełna baza kontaktów,
statusy procesu sprzedaży,
automatyzacje ułatwiające pracę zespołu,
widoki wspierające analizę lejka.

2. Bazy tutorów i uczelni

uporządkowana struktura danych,
szybkie filtrowanie i sortowanie,
widoki ułatwiające pracę operacyjną.

3. Planowanie i organizacja zajęć

kalendarze dla tutorów,
widoki Gantta dla planowania cykli zajęć,
mechanizmy raportowania obłożenia.

4. Zarządzanie produktami i usługami

przejrzysty katalog usług edukacyjnych,
widoki analityczne i statusy do monitorowania realizacji.

5. Zadania firmowe, marketing i rekrutacje

tablice Kanban,
powtarzalne szablony procesów,
widoki dedykowane dla poszczególnych zespołów.

6. Dashboardy i raportowanie

analityka działań edukacyjnych,
raporty obciążenia tutorów,
śledzenie KPI sprzedażowych.

Efekty współpracy

Dzięki wspólnemu zaangażowaniu obu stron udało się:

Scentralizować procesy – wszystkie kluczowe obszary działania działają dziś w jednym systemie.
Zwiększyć przejrzystość pracy – menedżerowie widzą w czasie rzeczywistym statusy, obciążenie i wyniki.
Poprawić efektywność operacyjną – tutorzy, mentorzy i administracja pracują w jednym środowisku, bez chaosu i duplikacji danych.
Usprawnić planowanie i harmonogramowanie – kalendarze i Gantt pozwalają lepiej koordynować zajęcia i kolejne etapy aplikacji.
Zbudować skalowalny system – ClickUp jest przygotowany na dalszy wzrost YPA oraz rozwój nowych usług edukacyjnych.

Ciągła współpraca i rozwój

Projekt wdrożeniowy nie zakończył się jednorazowym uruchomieniem systemu — YPA i BeProductive kontynuują rozwój środowiska ClickUp, wprowadzając kolejne usprawnienia i wdrażając zmiany wynikające z rosnących potrzeb.

Referencje jakie otrzymaliśmy od YPA

„ClickUp stał się centralnym narzędziem w naszej pracy — fundamentem, na którym organizujemy wszystkie procesy: od pierwszego kontaktu z klientem, przez pracę tutorów, aż po zarządzanie rekrutacjami. Współpraca z BeProductive to nie tylko wdrożenie systemu. To partnerstwo, które dało nam pewność, że każdy proces został przemyślany, zoptymalizowany i dostosowany do realiów naszej firmy. Cenimy szczególnie elastyczność, szybkość reakcji oraz umiejętność przełożenia naszych skomplikowanych procesów edukacyjnych na czytelne struktury w ClickUp. Dzięki temu nasz zespół pracuje sprawniej, ma większą kontrolę nad projektami, a my możemy koncentrować się na rozwoju firmy i naszych uczniów.” — Konrad Talaga, Founder & CEO

Wnioski

Przykład YPA pokazuje, że ClickUp doskonale sprawdza się w branży edukacyjnej, gdzie trzeba połączyć CRM, zarządzanie zajęciami, tutorami, bazami uczelni oraz raportowaniem — wszystko w jednym spójnym systemie.

Najważniejsza lekcja?

Wdrożenie ClickUp nie jest jednorazową konfiguracją, lecz procesem, który daje najlepsze efekty, gdy prowadzony jest wspólnie z doświadczonym partnerem wdrożeniowym.

Dzięki temu organizacja nie tylko otrzymuje gotowy system, ale też uczy się, jak wykorzystać jego pełny potencjał.

Powiązane wpisy

Konfiguracja i używanie skrzynek mailowych w ClickUp – kompleksowy przewodnik

« Starsze wpisy