ClickUp vs Hubspot – Czy Clickup może służyć jako CRM?

Zarządzanie relacjami z klientami (CRM) jest kluczowym elementem każdej strategii biznesowej. Dobrze zaprojektowany system CRM może pomóc firmom lepiej rozumieć i spełniać potrzeby klientów, co prowadzi do wzrostu sprzedaży i poprawy satysfakcji klientów. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi CRM. W dzisiejszym wpisie skoncentrujemy się na opisaniu HubSpot, który niewątpliwie jest potężnym i bardzo dobrym narzędziem oraz ClickUp CRM. ClickUp jako CRM może sprawdzić się świetnie w szczególności w mniejszych i średnich przedsiębiorstwach, które nie potrzebują zaawansowanych funkcji dostępnych w HubSpot. Mimo wszystko czytając ten artykuł możesz zdziwić się jak wiele można wdrożyć w ClickUp, który pozwala na to dzięki swojej elastyczności.

ClickUp, pierwotnie platforma do zarządzania projektami, zaimponowała swoją wszechstronnością i możliwością dostosowania do rozmaitych potrzeb, włączając w to zarządzanie relacjami z klientami. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o tym na co pozwala ClickUp koniecznie przeczytaj więcej artykułów na naszym blogu np. ten o tym, że ClickUp można dziś nazwać systemem ERP: ClickUp jako ERP dla małych i średnich firm. Dzięki elastycznym szablonom, niestandardowym polom i integracjom, ClickUp pozwala stworzyć system CRM dopasowany do specyfiki działalności firmy.

Poniżej w formie tabeli spisaliśmy  najważniejsze funkcje jakie można wdrożyć w ClickUp a które również są dostępne HubSpot. Obok każdej funkcji opisaliśmy dokładniej jakie wartości daje ClickUp w kontekście zaimplementowania CRM. W dalszej części wymienimy funkcje, których może zabraknąć w ClickUp.

 

Funkcja	Opis
Lejek sprzedażowy	Najważniejszą kwestią w CRM jest sprawne zarządzanie procesem sprzedażowym i to można świetnie poukładać dzięki statusom i polom customowym. A następnie to wszystko analizować np. w dashboardach lub widokach. ClickUp jest bardzo elastyczny więc nie będziesz ograniczony nawet jeżeli masz bardzo nietypowe potrzeby.
Śledzenie efektywności – Dashboardy i widoki	Ten punkt wynika z powyższego jednak opisujemy go dodatkowo aby zaznaczyć, że ta funkcja jest dostępna w ClickUp i działa świetnie. Jeżeli dobrze zaplanujesz wdrożenie CRM, użyjesz odpowiednio pól customowych i statusów to będziesz w stanie wszystko odpowiednio analizować i odpowiednio reagować. Będziesz w stanie planować pracę Twojego zespołu aby efektywność była coraz lepsza. To wszystko jest możliwe dzięki segregowaniu tych danych w formie odpowiednich widoków lub dashboardów. Także możesz stworzyć odpowiednie wykresy, które wymagają jednego spojrzenia aby dowiedzieć się jaka jest sytuacja w danym obszarze.
Etapy życia kontrahenta	To również jest nawiązaniem do dwóch powyższych punktów ale należy o tym wspomnieć i wyjaśnić, że dzięki elastyczności ClickUp można dostosować go tak aby etapy obsługi klienta były dostosowane do Ciebie. Odpowiednie użycie pól customowych i statusów wraz z widokami lub dashboardami pozwoli ocenić Tobie sytuacje w firmie w ciągu kilku sekund przeglądania systemu.
Bazy klientów	W ClickUp można tworzyć zaawansowane kartoteki klientów w których możesz przechowywać wiele różnych danych a dzięki polom customowym możesz to wszystko świetnie standaryzować. Dodatkowo dzięki polom customowym mamy możliwość tworzenia zaawansowanych raportów i prowadzenia bieżącego kontrolingu.
Kontakty	Jeżeli Twoi klienci mają wiele kontaktów do różnych działów w ClickUp możesz to wszystko poukładać tak, że nigdy się nie zgubisz z poszukiwaniem odpowiedniej osoby. Dzięki relacjom baza kontaktów jest dostępna z poziomu kartoteki klienta.
Bieżąca praca z klientami	Dzięki wyżej wspomnianym polom customowym oraz tworzeniu dowolnych widoków w ClickUp można sprawnie i szybko ułożyć, i dopasować ClickUp pod swoje potrzeby np. filtry pozwolą Tobie wybrać klientów, którzy nie mają jeszcze określonej usługi aby zrealizować dodatkowe działania odsprzedaży.
Komunikacja mailowa z kartoteki klienta	ClickUp umożliwia wysyłanie wiadomości mailowych bezpośrednio z kartoteki klienta np. po pierwszym spotkaniu handlowym możesz wysłać wiadomość mailową do klienta z podziękowaniem za spotkanie i przypomnieniem, że oferta handlowa zostanie przygotowana w przeciągu określonego czasu. Co ważne możesz również w ten sposób prowadzić kontakt z klientem. Np. gdy będziesz chciał potwierdzić z klientem jaki ma być kolor produktów, które u Ciebie zamówił możesz wysłać z kartoteki klienta wiadomość e-mail a gdy klient odpowie na tego maila odpowiedź ta pojawi się w kartotece. Do tego osoba przypisana do zadania otrzyma powiadomienie.
Szablony wiadomości e-mail	ClickUp umożliwia tworzenie szablonów wiadomości e-mail co znacząco przyspiesza pracę. Wspomniany wyżej mail z podziękowaniem za spotkanie może być szablonem, który można uruchomić kilkoma kliknięciami w zadaniu. Jest to też element jakościowy ponieważ dzięki szablonom zachowasz standard komunikacji i unikniesz błędów w treści wiadomości.
Zaawansowane zamówienia i briefy	Jeżeli w Twojej firmie potrzebne jest realizowanie bardziej zaawansowanych zamówień w których musisz z klientem wypełnić brief zawierający nawet kilkadziesiąt pytań to w ClickUp nie stanowi to problemu. Tworzymy to naszym klientom tak aby można było oddzielne procesować zamówienia z możliwość dostępu do nich z poziomu kartoteki klienta. I znów pola customowe pozwalają zachować standard pozyskiwanych danych.Co ważne to brief lub ankieta do zamówienia może być generowana z formularza co pozwala zapanować nad wszystkimi pytaniami i odpowiedzi trafiają do ClickUp w formie zadania.  Ciekawym przykładem użycia u naszych klientów ClickUp do procesowania zamówień była ankieta w firmie produkującej meble zawierająca około 50 pytań ułożonych w formularzu online za pomocą różnorodnych pól customowych takich, jak tekstowe, rozwijane, etykiety, liczbowe, załączniki itd. Projektanci pracujący z naszym klientem uzyskali możliwość wypełniania samodzielnie takich ankiet. Klient dzięki temu zaoszczędził na każdym takim spotkaniu nawet kilka godzin.
Organizacja spotkań	Na to jest wiele sposobów w ClickUp. Jednym z nich jest organizowanie spotkań w formie subtasków  dzięki czemu możesz m.in. przydzielać osoby do danych spotkań, ustalać terminy, prowadzić historię spotkań w formie komentarzy.
Dokumentacja	Jeżeli chcesz mieć w CRM poukładaną dokumentacja np. procedury, instrukcje, cenniki itd. To również w tej kwestii będziesz pozytywnie zaskoczony jak jest to świetnie rozwiązane. A jeżeli w swojej firmie prowadzisz regularne spotkania to dokumenty ClickUp sprawdzą się także jako dobrze zorganizowana struktura notatek ze spotkań.
Kalendarz spotkań	Przy wykorzystaniu dat oraz widoku kalendarza możesz sprawnie zarządzać spotkaniami.
Formularze	To jest absolutna rewelacja w ClickUp. Możesz tworzyć formularze, które pozwalają automatycznie zakładać zadania. Formularz może być udostępniony osobom bez dostępu do ClickUp w formie linka lub zostać osadzony na Twojej stronie WWW. Przykłady użycia: Zbieranie leadów – potencjalni klienci mogą złożyć wstępne zapytanie, które automatycznie zamieni się w zadanie i Twój dział sprzedażowy rozpocznie prace. Dzięki automatyzacji możesz taki Lead automatycznie przypisać do określonej osoby i wyznaczyć wstępny termin zadań aby nic nikomu nie umknęło. Bref lub ankieta do zamówienia – możesz układać różnorodne pola customowe tak aby klient sprawnie i szybko odpowiedział na wszystkie pytania a nawet załączył pliki. Wszystko zamieni się w zadanie „zamówienie”, które może być sprawnie dalej procesowane bez potrzeby prowadzenia dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli współpracujesz z podwykonawcami lub pośrednikami to możesz im stworzyć takie formularze aby mogli z klientami prowadzić rozmowy. Przykładem są projektanci zamawiający w imieniu klienta meble w firmie produkującej meble. Czy wiesz jak dużo czasu potrafi to zaoszczędzić? Zgłoszenia – możesz tworzyć inne formularze do prowadzenia zgłoszeń o czym niżej napiszemy.
Serwis obsługowy, gwarancyjny lub techniczny	Nie jest to może stricte kwestia CRM ale i takie rozwiązania wdrażaliśmy aby klienci mogli zgłaszać różne kwestie za pomocą formularzy. Np. świetnym rozwiązaniem jakie się sprawdza jest tak zwany help desk. Klient za pomocą formularza może zgłosić dowolny rodzaj tematu a dzięki polom customowym będziesz mieć założone zadania gotowe do dalszej realizacji.
Oferty i umowy	W samym ClickUp nie ma rozwiązania na automatyczne tworzenie ofert lub umów ale nie martw się jeżeli jest to dla Ciebie ważna kwestia. Naszym klientom wdrażaliśmy takie rozwiązania np. kancelaria prawna tworzyła automatyczne umowę na podstawie danych zawartych w CRM. Stworzyliśmy specjalne integrację z dyskiem Google i w kilka sekund po „zamówieniu umowy” w ClickUp w zadaniu podstawiał się gotowy plik PDF z umową.
Automatyzacje	W ClickUp możemy tworzyć wiele różnych automatyzacji od wspomnianych w powyższych punktach jak np. automatyczne przypisanie osoby odpowiedzialnej, automatyczny termin zadania po bardziej zaawansowane np. kiedy klient decyduje się na współpracę „Lead” może zamienić  się w „klienta”. Można też nawet stworzyć ze zlecenia handlowego zadania na produkcji kiedy proces handlowy się zakończy.
Komunikacja zespołowa	ClickUp świetnie się sprawdzi do realizacji komunikacji. To bardzo ważna kwestia np. gdy ważny klient poprosi o specjalny termin realizacji zamówienia to tak istotny temat nie zniknie. Jak to można zrealizować? 1. W zadaniu dodajesz komentarz i wywołujesz przełożonego lub przepisujesz zadania, dodajesz priorytet wysoki i masz szybko odpowiedź2. Można tworzyć w ClickUp różne chaty dzięki czemu można z większym gronem omówić określony temat jak na klasycznym czacie np. gdy wspomniany szybki termin realizacji wymaga skonsultowania z różnymi działami jak produkcja, projekty itd. W mgnieniu oka ustalisz czy możesz potwierdzić klientowi termin realizacji.

 

Przykłady czego może zabraknąć w ClickUp jako CRM:

• Masowych mailingów jako kampanii
• Brak statystyk do maili w samym ClickUp
• Brak statystyk do odwiedzin na www jednak to nie do końca tak jest ponieważ można np.  formie opisu list lub pól customowych dodać specjalne linki np. do Google Analytics czy Senuto.
• Nie zadzwonić bezpośrednio z ClickUp chociaż i tutaj bym się zastanowił nad pewnymi integracjami z narzędziami do prowadzenia rozmów telefonicznych.
• Nie ma czatu na żywo ale i tutaj do zastanowienia kwestia ewentualnych integracji zewnętrznych
• Brak integracji z czatem messenger

 

Podsumowując, decyzja między ClickUp a HubSpot powinna zostać podjęta po uwzględnieniu specyfiki działalności firmy, kluczowych potrzeb związanych z CRM oraz budżetu. HubSpot zapewnia bardziej zaawansowane funkcje specyficzne dla CRM, idealne dla firm, które pragną głęboko angażować i analizować swoje relacje z klientami. Z drugiej strony, ClickUp oferuje więcej elastyczności i może być lepszym wyborem dla organizacji szukających bardziej zintegrowanego narzędzia do zarządzania projektami i prostszego systemu CRM. OGROMNĄ zaletą ułożenia CRM w ClickUp jest to, że przy okazji możesz wdrożyć różne inne departamenty i procesy np. projekty, HR, produkcję itd.